Data Validation কী?
Data Validation হলো Excel-এর একটি শক্তিশালী ফিচার যা সেলে কোন ধরনের ডেটা প্রবেশ করানো যাবে তা নিয়ন্ত্রণ করে। এটি ভুল বা অবৈধ ডেটা ঢুকতে আটকে দেয় — ফলে ডেটার গুণগত মান (quality) বজায় থাকে।
Data Validation ব্যবহার করতে: Data ট্যাব → Data Tools গ্রুপ → Data Validation ক্লিক করুন।
- Restrict Data Entry: নির্দিষ্ট ধরন, পরিসীমা বা শর্ত অনুযায়ী ডেটা সীমিত করুন
- Input Message: সেল সিলেক্ট করলে একটি বার্তা দেখায় — ব্যবহারকারীকে বলে কী ডেটা দিতে হবে
- Error Alert: ভুল ডেটা ঢোকালে সতর্কতা বা ত্রুটি বার্তা দেখায়
- Dropdown Lists: পূর্ব-নির্ধারিত তালিকা থেকে মান বেছে নেওয়ার সুযোগ
Data Validation স্প্রেডশিটে ডেটা এন্ট্রির নির্ভুলতা নিশ্চিত করে। ফর্ম, ডাটাবেস, এবং শেয়ার করা ফাইলে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
Validation Criteria Types — ভ্যালিডেশনের ধরন
Data Validation ডায়ালগ বক্সের Settings ট্যাবে "Allow" ড্রপডাউন থেকে বিভিন্ন ধরনের ভ্যালিডেশন সেট করা যায়:
| Criteria Type | বাংলায় | সেটিং | উদাহরণ |
|---|---|---|---|
| Whole Number | পূর্ণ সংখ্যা | between, not between, equal to, greater than ইত্যাদি | 1 থেকে 100 এর মধ্যে নম্বর |
| Decimal | দশমিক সংখ্যা | between, greater than, less than ইত্যাদি | 0.0 থেকে 10.0 এর মধ্যে CGPA |
| List | তালিকা (ড্রপডাউন) | Source: রেঞ্জ বা কমা-বিভক্ত মান | পাস, ফেল, অপেক্ষমান |
| Date | তারিখ | between two dates, after a date ইত্যাদি | 01/01/2025 থেকে 31/12/2026 |
| Time | সময় | between, equal to, greater than ইত্যাদি | 9:00 AM থেকে 5:00 PM |
| Text Length | টেক্সটের দৈর্ঘ্য | between, equal to, greater than ইত্যাদি | মোবাইল নম্বর: ঠিক 11 অক্ষর |
| Custom | কাস্টম (ফর্মুলা) | নিজস্ব ফর্মুলা দিয়ে শর্ত নির্ধারণ | =ISNUMBER(A1) শুধু সংখ্যা |
Dropdown Lists — ড্রপডাউন তালিকা
ড্রপডাউন লিস্ট ব্যবহারকারীকে পূর্ব-নির্ধারিত বিকল্প থেকে মান নির্বাচন করতে দেয়। এটি ডেটা এন্ট্রি দ্রুত ও নির্ভুল করে।
সাধারণ ড্রপডাউন তৈরি
- সেল বা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন
- Data → Data Validation ক্লিক করুন
- Allow: List নির্বাচন করুন
- Source-এ দুই উপায়ে মান দিতে পারেন:
- কমা-বিভক্ত: পাস,ফেল,অপেক্ষমান (সরাসরি টাইপ করুন)
- সেল রেফারেন্স: =$F$1:$F$5 (অন্য জায়গায় রাখা তালিকা)
- OK ক্লিক করুন — সেলে ড্রপডাউন তীর দেখা যাবে
Dependent / Cascading Dropdown
একটি ড্রপডাউনের মান অনুযায়ী আরেকটি ড্রপডাউনের অপশন পরিবর্তন হয় — এটি Dependent বা Cascading Dropdown। যেমন: বিভাগ নির্বাচন করলে সে অনুযায়ী জেলার তালিকা দেখাবে।
- প্রতিটি ক্যাটাগরির জন্য আলাদা Named Range তৈরি করুন (Formulas → Define Name)
- দ্বিতীয় ড্রপডাউনের Source-এ =INDIRECT(A1) ফর্মুলা দিন (A1 = প্রথম ড্রপডাউনের সেল)
- INDIRECT ফাংশন প্রথম ড্রপডাউনের মানকে Named Range হিসেবে রেফার করে
Input Message ও Error Alert
Input Message
Data Validation ডায়ালগের Input Message ট্যাবে সেট করুন। সেল সিলেক্ট করলে এই বার্তাটি টুলটিপ হিসেবে দেখায় — ব্যবহারকারীকে জানায় কী ধরনের ডেটা দিতে হবে।
- Title: বার্তার শিরোনাম (যেমন: "মোবাইল নম্বর")
- Message: বিস্তারিত নির্দেশনা (যেমন: "01 দিয়ে শুরু হওয়া 11 সংখ্যার নম্বর দিন")
Error Alert Styles
Data Validation ডায়ালগের Error Alert ট্যাবে তিন ধরনের সতর্কতা সেট করা যায়:
| Style | আইকন | আচরণ | কখন ব্যবহার |
|---|---|---|---|
| Stop | 🛑 লাল বৃত্ত | ভুল ডেটা ঢোকা সম্পূর্ণ বন্ধ করে। Retry বা Cancel অপশন দেয়। | কঠোর নিয়ম — ভুল ডেটা মানেই না |
| Warning | ⚠️ হলুদ ত্রিভুজ | সতর্ক করে কিন্তু Yes ক্লিক করে ঢোকানো যায়। | নমনীয় নিয়ম — ব্যতিক্রম থাকতে পারে |
| Information | ℹ️ নীল বৃত্ত | তথ্য দেখায় এবং OK ক্লিক করলেই ঢুকে যায়। | শুধু জানানোর জন্য — বাধ্যবাধকতা নেই |
Custom Formula Validation — কাস্টম ফর্মুলা ভ্যালিডেশন
Custom validation-এ আপনি নিজের তৈরি ফর্মুলা দিয়ে জটিল শর্ত তৈরি করতে পারেন। ফর্মুলাটি TRUE রিটার্ন করলে ডেটা গ্রহণযোগ্য, FALSE হলে প্রত্যাখ্যাত।
| উদ্দেশ্য | Custom Formula | ব্যাখ্যা |
|---|---|---|
| মোবাইল নম্বর (11 সংখ্যা) | =LEN(A1)=11 | ঠিক 11 অক্ষর হতে হবে |
| শুধু সংখ্যা | =ISNUMBER(A1) | টেক্সট বা অন্য কিছু গ্রহণ করবে না |
| ভবিষ্যতের তারিখ | =A1>=TODAY() | আজকের বা তার পরে তারিখ হতে হবে |
| ইমেইল ফর্ম্যাট (@আছে) | =ISNUMBER(FIND("@",A1)) | @ চিহ্ন থাকতেই হবে |
| ডুপ্লিকেট রোধ | =COUNTIF($A:$A,A1)=1 | একই মান দ্বিতীয়বার দেওয়া যাবে না |
| শুধু বড় হাতের অক্ষর | =EXACT(A1,UPPER(A1)) | সব অক্ষর uppercase হতে হবে |
Circle Invalid Data — অবৈধ ডেটা চিহ্নিতকরণ
যদি ভ্যালিডেশন রুল সেট করার আগে ডেটা ঢোকানো থাকে, বা Warning/Information alert ব্যবহার করে ভুল ডেটা ঢোকানো হয়, তাহলে সেই ডেটা ভ্যালিডেশন ভঙ্গ করে। এই ধরনের সেল খুঁজে বের করতে:
- Data ট্যাব → Data Validation ড্রপডাউন তীর ক্লিক করুন
- Circle Invalid Data নির্বাচন করুন
- যেসব সেলের ডেটা ভ্যালিডেশন রুল মানে না, সেগুলোতে লাল বৃত্ত দেখা যাবে
- ডেটা সংশোধন করলে বৃত্ত স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরে যাবে
- বৃত্ত সরাতে: Data → Data Validation → Clear Validation Circles
Protect Sheet-এ পাসওয়ার্ড ছাড়াও Protect করা যায় — এটি casual editing রোধ করে। তবে গুরুত্বপূর্ণ ডেটার জন্য অবশ্যই পাসওয়ার্ড দিন। মনে রাখুন: Sheet Protection encryption খুব শক্তিশালী নয়, এটি accidental editing থেকে সুরক্ষা দেয়।
Sheet Protection — শিট সুরক্ষা
Sheet Protection সক্রিয় করলে ব্যবহারকারীরা শিটের সেল এডিট, ডিলিট বা ফর্ম্যাট পরিবর্তন করতে পারে না (যদি অনুমতি না দেওয়া হয়)।
Protect Sheet চালু করা
- Review ট্যাব → Protect Sheet ক্লিক করুন
- ঐচ্ছিকভাবে পাসওয়ার্ড দিন (খালি রাখলেও Protect হবে)
- অনুমোদিত কাজ (Allowed Actions) নির্বাচন করুন:
- Select locked cells / Select unlocked cells
- Format cells / Format columns / Format rows
- Insert columns / Insert rows / Insert hyperlinks
- Delete columns / Delete rows
- Sort / Use AutoFilter / Use PivotTable
- OK ক্লিক করুন
নির্দিষ্ট সেল আনলক রাখা
ডিফল্টভাবে সব সেল Locked থাকে। Protection চালু করার আগে যে সেলগুলো এডিটযোগ্য রাখতে চান:
- সেল বা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন
- Ctrl+1 (Format Cells) → Protection ট্যাব
- Locked চেকবক্স আনচেক করুন
- OK ক্লিক করুন
- এরপর Review → Protect Sheet চালু করুন
এখন শুধু আনলক করা সেলগুলোতে ডেটা ঢোকানো যাবে — বাকি সব সেল সুরক্ষিত থাকবে। এটি ফর্ম তৈরির জন্য অত্যন্ত কার্যকর।
Workbook Protection ও পাসওয়ার্ড
Protect Workbook Structure
Review → Protect Workbook ক্লিক করলে ওয়ার্কবুকের কাঠামো সুরক্ষিত হয়:
- নতুন শিট যোগ করা যাবে না
- বিদ্যমান শিট মুছে ফেলা যাবে না
- শিটের নাম পরিবর্তন করা যাবে না
- শিটের ক্রম পরিবর্তন (Move) করা যাবে না
- লুকানো শিট দেখানো (Unhide) যাবে না
ফাইল পাসওয়ার্ড সুরক্ষা
সম্পূর্ণ ফাইলে পাসওয়ার্ড দিতে:
- File → Save As ক্লিক করুন
- ফাইল নাম ও লোকেশন নির্বাচন করুন
- Tools → General Options ক্লিক করুন
- দুই ধরনের পাসওয়ার্ড সেট করা যায়:
- Password to open: পাসওয়ার্ড ছাড়া ফাইল খোলা যাবে না
- Password to modify: পাসওয়ার্ড ছাড়া শুধু Read-Only মোডে খুলবে
- OK → Save ক্লিক করুন
Validation = Gateway! ভুল ডেটা ঢোকার আগেই আটকে দিন, পরে ঠিক করার চেয়ে আগে থেকে রোধ করা উত্তম।