প্রিন্টিং ও কীবোর্ড শর্টকাট

Print Preview ও Print

Excel-এ প্রিন্ট করার আগে Print Preview দেখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ — এতে কাগজে কেমন দেখাবে তা আগেই বোঝা যায় এবং কাগজ ও কালি অপচয় রোধ হয়।

• Ctrl+P চাপলে Print Preview সহ Print ডায়ালগ খুলে যায় (Backstage View)
• বাম পাশে সেটিংস, ডান পাশে প্রিভিউ দেখা যায়

Print Range অপশন

একাধিক শিট একসাথে প্রিন্ট করতে: Ctrl চেপে ধরে একাধিক শিট ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর Print Active Sheets নির্বাচন করুন।

Page Setup — পৃষ্ঠা সেটআপ

Page Layout ট্যাবের Page Setup গ্রুপে প্রিন্টের জন্য পৃষ্ঠা কনফিগার করা যায়:

Orientation (ওরিয়েন্টেশন)

• Portrait: উল্লম্ব/খাড়া — বেশি রো থাকলে ভালো
• Landscape: অনুভূমিক/শোয়ানো — বেশি কলাম থাকলে ভালো

Paper Size, Margins ও Scaling

Print Area ও Print Titles

Print Area — প্রিন্ট এরিয়া

শিটের নির্দিষ্ট অংশই প্রিন্ট করতে চাইলে Print Area সেট করুন:

1. যে রেঞ্জ প্রিন্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন
2. Page Layout → Print Area → Set Print Area
3. এখন থেকে শুধু এই অংশই প্রিন্ট হবে
4. Print Area সরাতে: Page Layout → Print Area → Clear Print Area

একাধিক Print Area: প্রথম Print Area সেট করার পর অন্য রেঞ্জ সিলেক্ট করে Page Layout → Print Area → Add to Print Area করলে প্রতিটি আলাদা পৃষ্ঠায় প্রিন্ট হবে।

Print Titles — প্রিন্ট টাইটেল

বড় টেবিল যখন একাধিক পৃষ্ঠায় প্রিন্ট হয়, তখন প্রতিটি পৃষ্ঠায় হেডার রো বা কলাম দেখাতে:

1. Page Layout → Print Titles ক্লিক করুন
2. Rows to repeat at top: যে রো(গুলো) প্রতিটি পৃষ্ঠায় থাকবে (যেমন $1:$1)
3. Columns to repeat at left: যে কলাম(গুলো) প্রতিটি পৃষ্ঠায় থাকবে (যেমন $A:$A)
4. OK ক্লিক করুন

Headers, Footers ও Page Breaks

Headers & Footers

প্রতিটি প্রিন্ট পৃষ্ঠার উপরে (Header) ও নিচে (Footer) তথ্য যোগ করা যায়:

• Insert → Header & Footer (Page Layout ভিউতে নিয়ে যাবে)
• অথবা Page Layout → Page Setup ডায়ালগ → Header/Footer ট্যাব

অতিরিক্ত অপশন: Different first page (প্রথম পৃষ্ঠায় ভিন্ন Header/Footer) এবং Different odd & even pages (জোড়/বিজোড় পৃষ্ঠায় ভিন্ন) সেট করা যায়।

Page Breaks — পৃষ্ঠা বিভাজন

• View → Page Break Preview — নীল ড্যাশড লাইন দিয়ে পৃষ্ঠার সীমানা দেখায়
• নতুন Page Break যোগ: সেল সিলেক্ট → Page Layout → Breaks → Insert Page Break
• Page Break সরানো: Page Break Preview-তে নীল লাইন ড্র্যাগ করে সরান
• Page Break মুছুন: Page Layout → Breaks → Remove Page Break
• সব Page Break একবারে মুছুন: Page Layout → Breaks → Reset All Page Breaks

PDF হিসেবে Export

Excel ফাইল PDF হিসেবে সেভ করার দুটি উপায়:

উপায় ১: Export

1. File → Export → Create PDF/XPS Document
2. ফাইল নাম ও লোকেশন দিন
3. Options বাটনে ক্লিক করে নির্বাচন করুন:
   • Active Sheet(s) / Entire Workbook / Selection
   • Page Range (From... To...)
4. Publish ক্লিক করুন

উপায় ২: Save As

1. File → Save As
2. Save as type: PDF (*.pdf) নির্বাচন করুন
3. Options বাটনে ক্লিক করে সেটিং ঠিক করুন
4. Save ক্লিক করুন

Essential Keyboard Shortcuts — অত্যাবশ্যক কীবোর্ড শর্টকাট

Excel-এ দক্ষ হতে হলে কীবোর্ড শর্টকাট আয়ত্ত করা অপরিহার্য। নিচে ক্যাটাগরি অনুযায়ী সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ শর্টকাটগুলো দেওয়া হলো:

🔹 নেভিগেশন (Navigation)

🔹 সিলেকশন (Selection)

🔹 এডিটিং (Editing)

🔹 ফর্ম্যাটিং (Formatting)

🔹 ফর্মুলা (Formulas)

🔹 ফাইল ও সাধারণ (File & General)

দক্ষতা বৃদ্ধির টিপস

• একবারে ১০টি শর্টকাট শিখুন: সব শর্টকাট একসাথে মুখস্থ করার চেষ্টা করবেন না — প্রতি সপ্তাহে ১০টি করে শিখুন ও প্র্যাকটিস করুন
• প্রতিদিন ব্যবহার করুন: শর্টকাট শেখার সবচেয়ে ভালো উপায় হলো প্রতিদিনের কাজে মাউসের বদলে শর্টকাট ব্যবহার করা
• Quick Access Toolbar কাস্টমাইজ করুন: বারবার ব্যবহৃত কমান্ড QAT-তে যোগ করুন — Alt+1, Alt+2 ইত্যাদি দিয়ে চালান
• Alt কী চাপুন: রিবনে Alt চাপলে প্রতিটি ট্যাব ও বাটনের কী-টিপ দেখা যায় — যেকোনো কমান্ড কীবোর্ড দিয়ে চালানো যায়
• মাউস ডান ক্লিক: যদি শর্টকাট মনে না থাকে, রাইট-ক্লিক মেনু দ্রুত অপশন দেয়