Workbook বনাম Worksheet
Excel-এ কাজ শুরু করার আগে Workbook ও Worksheet-এর পার্থক্য বোঝা অত্যন্ত জরুরি। অনেকে এই দুটি শব্দকে একই মনে করেন, কিন্তু এরা সম্পূর্ণ ভিন্ন ধারণা:
- Workbook (ওয়ার্কবুক): একটি সম্পূর্ণ Excel ফাইল — যার এক্সটেনশন .xlsx, .xls, .xlsm ইত্যাদি হয়। একটি Workbook-এর ভেতরে এক বা একাধিক Worksheet থাকে
- Worksheet (ওয়ার্কশিট): Workbook-এর ভেতরের একটি পৃথক শিট বা ট্যাব। প্রতিটি Worksheet-এ Row ও Column-এর Grid থাকে যেখানে ডেটা রাখা হয়
সহজভাবে বলতে গেলে — Workbook হলো একটি বই, আর Worksheet হলো সেই বইয়ের একেকটি পৃষ্ঠা। বর্তমানে নতুন Workbook তৈরি করলে ডিফল্টভাবে ১টি Worksheet (Sheet1) থাকে। পুরনো ভার্সনে (Excel 2010 পর্যন্ত) ডিফল্টভাবে ৩টি শিট থাকত।
| বৈশিষ্ট্য | Workbook | Worksheet |
|---|---|---|
| সংজ্ঞা | সম্পূর্ণ Excel ফাইল | ফাইলের ভেতরের একটি শিট/ট্যাব |
| ফাইল এক্সটেনশন | .xlsx, .xls, .xlsm | পৃথক এক্সটেনশন নেই |
| সংখ্যা | প্রতিটি আলাদা ফাইল | একটি Workbook-এ অনেকগুলো থাকতে পারে |
| চিহ্নিতকরণ | Title Bar-এ ফাইলের নাম | নিচে Sheet Tab হিসেবে দেখায় |
| তৈরি করা | File → New বা Ctrl+N | + বাটন বা Shift+F11 |
নতুন Workbook তৈরি ও Template ব্যবহার
Excel-এ নতুন ফাইল তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে:
ফাঁকা Workbook তৈরি
- File → New → Blank Workbook ক্লিক করুন — একটি নতুন খালি ওয়ার্কবুক তৈরি হবে
- শর্টকাট: Ctrl + N চাপলে সরাসরি একটি নতুন ফাঁকা Workbook খুলবে
- Excel চালু করার সময় Start Screen থেকেও "Blank Workbook" সিলেক্ট করা যায়
Template থেকে তৈরি
Excel-এ অনেক বিল্ট-ইন টেমপ্লেট আছে যা দিয়ে দ্রুত পেশাদার ডকুমেন্ট তৈরি করা যায়। File → New-এ গেলে বিভিন্ন টেমপ্লেট দেখা যাবে:
- Budget: ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক বাজেট পরিকল্পনা
- Calendar: মাসিক বা বার্ষিক ক্যালেন্ডার
- Invoice: বিক্রয় চালান বা ইনভয়েস
- Schedule: সময়সূচি বা শিডিউল
- অনলাইনে আরও হাজারো টেমপ্লেট সার্চ করে ডাউনলোড করা যায়
Save বনাম Save As এবং AutoSave
ফাইল সংরক্ষণ Excel-এ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোর একটি। ভুলবশত Save না করলে ঘণ্টার পর ঘণ্টা কাজ হারিয়ে যেতে পারে।
Save (Ctrl + S)
Ctrl + S বা Quick Access Toolbar-এর Save আইকনে ক্লিক করলে ফাইলটি বর্তমান লোকেশনে ও বর্তমান নামে সংরক্ষিত হয়। প্রথমবার Save করলে "Save As" ডায়ালগ আসবে — ফাইলের নাম, লোকেশন ও ফরম্যাট সিলেক্ট করতে হবে।
Save As (F12)
F12 চাপলে বা File → Save As ক্লিক করলে ফাইলটি নতুন নামে, নতুন লোকেশনে বা ভিন্ন ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা যায়। এটি মূল ফাইলের একটি কপি তৈরি করে — মূল ফাইল অপরিবর্তিত থাকে।
AutoSave ও AutoRecover
- AutoSave: OneDrive বা SharePoint-এ সংরক্ষিত ফাইলের জন্য — প্রতিটি পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়। Title Bar-এর উপরে AutoSave টগল সুইচ দেখা যায়
- AutoRecover: লোকাল ফাইলের জন্য ব্যাকআপ সিস্টেম — প্রতি ১০ মিনিট পরপর (ডিফল্ট) ফাইলের একটি রিকভারি কপি সংরক্ষণ করে। হঠাৎ কম্পিউটার বন্ধ হলে বা Excel ক্র্যাশ করলে AutoRecover ফাইল থেকে কাজ ফিরে পাওয়া যায়
Save = Ctrl+S (Same place — একই জায়গায় সেভ), Save As = F12 (Twelve = new location — নতুন জায়গায় সেভ)। AutoSave = cloud (ক্লাউড ফাইলের জন্য), AutoRecover = local backup (লোকাল ফাইলের ব্যাকআপ)।
ফাইল ফরম্যাটসমূহ বিস্তারিত
Excel বিভিন্ন ফরম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করতে পারে। প্রতিটি ফরম্যাটের সুবিধা ও সীমাবদ্ধতা জানা থাকলে সঠিক ফরম্যাট বেছে নেওয়া সহজ হয়:
| ফরম্যাট | এক্সটেনশন | বিবরণ | কখন ব্যবহার করবেন |
|---|---|---|---|
| Excel Workbook | .xlsx | ডিফল্ট ফরম্যাট, XML-ভিত্তিক | সাধারণ কাজে — সবসময় এটি ব্যবহার করুন |
| Excel 97-2003 | .xls | পুরনো ফরম্যাট, 65K Row সীমা | পুরনো Excel ভার্সনে খুলতে হলে |
| Macro-Enabled | .xlsm | VBA Macro সমর্থিত | Macro সহ ফাইল সংরক্ষণ করতে |
| Binary Workbook | .xlsb | বাইনারি ফরম্যাট, দ্রুত ও ছোট | খুব বড় ফাইলের (100MB+) জন্য |
| CSV | .csv | কমা দিয়ে বিভক্ত প্লেইন টেক্সট | ডেটা ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট, অন্য সফটওয়্যারে শেয়ার |
| পোর্টেবল ডকুমেন্ট ফরম্যাট | ফাইনাল রিপোর্ট শেয়ার বা প্রিন্ট করতে | ||
| Template | .xltx | পুনরায় ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট | একই ফরম্যাটের ফাইল বারবার তৈরি করতে |
| OpenDocument | .ods | ওপেন সোর্স স্প্রেডশিট ফরম্যাট | LibreOffice/Google Sheets-এ ব্যবহার করতে |
CSV ফাইলে শুধু ডেটা থাকে — কোনো ফর্ম্যাটিং, ফর্মুলা বা চার্ট সংরক্ষণ হয় না। ডেটা শেয়ার ও ইম্পোর্ট-এক্সপোর্টের জন্য CSV সেরা।
Worksheet অপারেশনসমূহ
একটি Workbook-এ একাধিক Worksheet দিয়ে কাজ সংগঠিত করা যায় — যেমন মাসভিত্তিক শিট, বিভাগভিত্তিক শিট ইত্যাদি। নিচে সাধারণ ওয়ার্কশিট অপারেশনগুলো দেওয়া হলো:
নতুন শিট যোগ করা
- শিট ট্যাবের পাশে + (প্লাস) বাটনে ক্লিক করুন
- শর্টকাট: Shift + F11 চাপলে নতুন শিট যোগ হবে
- যেকোনো শিট ট্যাবে Right-click → Insert → Worksheet করেও যোগ করা যায়
শিটের নাম পরিবর্তন (Rename)
শিট ট্যাবে ডাবল-ক্লিক করুন — নাম এডিটেবল হবে — নতুন নাম টাইপ করে Enter চাপুন। অথবা শিট ট্যাবে Right-click → Rename করুন। নামে / \ ? * [ ] ক্যারেক্টার ব্যবহার করা যায় না এবং নাম সর্বোচ্চ ৩১ ক্যারেক্টার হতে পারে।
শিট মুছে ফেলা (Delete)
শিট ট্যাবে Right-click → Delete করুন। সতর্কতা: শিট ডিলিট করলে সেটি আর ফিরিয়ে আনা যায় না (Undo কাজ করে না)! ডেটা থাকলে Excel নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখাবে।
শিট সরানো/কপি করা (Move/Copy)
শিট ট্যাবে Right-click → Move or Copy করুন। "Create a copy" চেকবক্স চেক করলে কপি হবে, না করলে সরবে। অন্য Workbook-এও শিট সরানো বা কপি করা যায়।
ট্যাব কালার পরিবর্তন
শিটগুলো চিহ্নিত করতে ট্যাবে রঙ দেওয়া যায়। শিট ট্যাবে Right-click → Tab Color → পছন্দের রঙ সিলেক্ট করুন। বিভিন্ন বিভাগের শিটকে ভিন্ন রঙে চিহ্নিত করলে কাজ সহজ হয়।
শিট লুকানো/দেখানো (Hide/Unhide)
গোপনীয় বা সাময়িকভাবে অপ্রয়োজনীয় শিট লুকিয়ে রাখতে পারেন। শিট ট্যাবে Right-click → Hide। পুনরায় দেখাতে যেকোনো শিট ট্যাবে Right-click → Unhide → লুকানো শিট সিলেক্ট → OK।
শিটের মধ্যে নেভিগেশন ও উইন্ডো ম্যানেজমেন্ট
শিটের মধ্যে দ্রুত সরবর্তন
| শর্টকাট | কাজ |
|---|---|
| Ctrl + Page Down | পরবর্তী শিটে যাওয়া |
| Ctrl + Page Up | আগের শিটে যাওয়া |
| শিট নেভিগেশন অ্যারো | শিট ট্যাবের বাম পাশের তীরচিহ্নে ক্লিক বা Right-click করে শিটের তালিকা দেখুন |
একাধিক Workbook ম্যানেজমেন্ট
একসঙ্গে একাধিক Workbook খোলা থাকলে View → Switch Windows থেকে যেকোনো ওয়ার্কবুকে সুইচ করা যায়। View → Arrange All দিয়ে সব খোলা ওয়ার্কবুক পাশাপাশি (Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade) সাজিয়ে দেখা যায় — ডেটা তুলনা করার জন্য এটি অত্যন্ত কার্যকর।
দুটি শিটের ডেটা পাশাপাশি তুলনা করতে View → New Window দিয়ে একই ওয়ার্কবুকের দ্বিতীয় উইন্ডো খুলুন, তারপর View → View Side by Side ক্লিক করুন।
- Shift + F11: নতুন শিট যোগ
- Ctrl + PgDn: পরের শিটে
- Ctrl + PgUp: আগের শিটে
- Alt + H, O, R: শিট Rename
- Alt + H, D, S: শিট Delete