📌 নতুন ডকুমেন্ট তৈরি
MS Word-এ নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে:
- Ctrl + N → সাথে সাথে নতুন খালি ডকুমেন্ট তৈরি হয়
- File → New → Blank Document → খালি ডকুমেন্ট
- File → New → Template → রেডিমেড টেমপ্লেট থেকে তৈরি (Resume, Letter, Report ইত্যাদি)
💡 Template কী?
Template হলো পূর্ব-নির্ধারিত ডিজাইন ও লে-আউটসহ একটি ডকুমেন্ট কাঠামো। এক্সটেনশন: .dotx (Normal template = Normal.dotm)। Template ব্যবহার করলে নতুন ডকুমেন্ট দ্রুত তৈরি করা যায়।
📌 Save vs Save As
MS Word-এ ডকুমেন্ট সংরক্ষণের দুটি প্রধান উপায় রয়েছে:
| বিষয় | Save (Ctrl + S) | Save As (F12) |
|---|---|---|
| কাজ | বর্তমান ফাইলে পরিবর্তন সংরক্ষণ | নতুন নাম, ফরম্যাট বা অবস্থানে সংরক্ষণ |
| প্রথমবার সেভ | Save As ডায়ালগ বক্স দেখায় | সবসময় ডায়ালগ বক্স দেখায় |
| শর্টকাট | Ctrl + S | F12 (বা Ctrl + Shift + S) |
| কখন ব্যবহার | নিয়মিত সংরক্ষণে | ফরম্যাট পরিবর্তন বা কপি তৈরিতে |
📌 ফাইল ফরম্যাট ও রূপান্তর
Save As ব্যবহার করে বিভিন্ন ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা যায়:
| ফরম্যাট | এক্সটেনশন | কখন ব্যবহার করবেন |
|---|---|---|
| Word Document | .docx | সাধারণ কাজে — ডিফল্ট ফরম্যাট |
| Word 97-2003 | .doc | পুরনো Word ভার্সনে খুলতে হলে |
| শেয়ার করতে, সম্পাদনা রোধ করতে | ||
| Rich Text Format | .rtf | বিভিন্ন সফটওয়্যারে compatible |
| Plain Text | .txt | শুধু টেক্সট, ফর্ম্যাটিং ছাড়া |
| Web Page | .html / .htm | ওয়েব পেজ হিসেবে সংরক্ষণ |
| Template | .dotx | পুনরায় ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট |
📌 AutoSave ও AutoRecover
MS Word-এ দুটি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ ব্যবস্থা আছে:
| ফিচার | কাজ | শর্ত |
|---|---|---|
| AutoSave | প্রতি কয়েক সেকেন্ডে স্বয়ংক্রিয় সেভ | ফাইল OneDrive/SharePoint-এ সেভ থাকতে হবে |
| AutoRecover | প্রতি 10 মিনিটে (ডিফল্ট) ব্যাকআপ সেভ | সব ফাইলে কাজ করে |
💡 AutoRecover সেটিং পরিবর্তন
- File → Options → Save
- "Save AutoRecover information every" এ মিনিট সেট করুন (ডিফল্ট: 10 মিনিট)
- কম সময় সেট করলে (যেমন ২-৫ মিনিট) ডেটা হারানোর ঝুঁকি কমে
📌 ডকুমেন্ট খোলা (Open)
- Ctrl + O → Open ডায়ালগ বক্স
- File → Open → Browse → কম্পিউটার থেকে ফাইল নির্বাচন
- File → Open → Recent → সম্প্রতি খোলা ফাইলের তালিকা
- File → Open → OneDrive → ক্লাউড থেকে ফাইল খুলুন
Compatibility Mode
পুরনো .doc ফাইল খুললে টাইটেল বারে [Compatibility Mode] দেখায়। এর মানে কিছু নতুন ফিচার কাজ করবে না। .docx-এ রূপান্তর করতে:
- File → Info → Convert → ক্লিক করুন
- অথবা File → Save As → Word Document (.docx) নির্বাচন করুন
📌 ডকুমেন্ট বন্ধ ও নতুন উইন্ডো
| কাজ | শর্টকাট | বিবরণ |
|---|---|---|
| ডকুমেন্ট বন্ধ | Ctrl + W | বর্তমান ডকুমেন্ট বন্ধ (Word খোলা থাকে) |
| Word বন্ধ | Alt + F4 | সম্পূর্ণ Word অ্যাপ্লিকেশন বন্ধ |
| নতুন উইন্ডো | Ctrl + N | নতুন খালি ডকুমেন্ট উইন্ডো |
🧠 ফাইল শর্টকাট মনে রাখুন
N-O-S-W → New (Ctrl+N) → Open (Ctrl+O) → Save (Ctrl+S) → Close Window (Ctrl+W)
F12 = Save As (মনে রাখুন: 12 = "নতুন কপি" — ১ ফাইল → ২ ফাইল!)
📌 Document Properties (ডকুমেন্ট তথ্য)
File → Info তে গেলে ডকুমেন্টের গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দেখা যায়:
- Size: ফাইলের আকার
- Pages: মোট পেজ সংখ্যা
- Words: মোট শব্দ সংখ্যা
- Total Editing Time: মোট সম্পাদনার সময়
- Author: লেখক
- Last Modified: শেষ পরিবর্তনের তারিখ
💡 পরীক্ষায় আসে — গুরুত্বপূর্ণ তথ্য
- Save শর্টকাট: Ctrl + S
- Save As শর্টকাট: F12
- Open শর্টকাট: Ctrl + O
- AutoRecover ডিফল্ট সময়: ১০ মিনিট
- Default file format: .docx
- Normal Template নাম: Normal.dotm