১. Spelling & Grammar Check — বানান ও ব্যাকরণ পরীক্ষা
ডকুমেন্টের বানান ও ব্যাকরণ ভুল খুঁজে বের করতে Review ট্যাব → Spelling & Grammar ক্লিক করুন বা F7 চাপুন।
| চিহ্ন | অর্থ | ব্যবস্থা |
|---|---|---|
| লাল ঢেউ রেখা | বানান ভুল (Spelling Error) | Right-click → সঠিক শব্দ নির্বাচন বা Ignore/Add to Dictionary |
| নীল ঢেউ রেখা | ব্যাকরণ ভুল (Grammar Error) | Right-click → সংশোধন গ্রহণ বা Ignore |
| বেগুনি ঢেউ রেখা | পরিমার্জন পরামর্শ (Refinement) | Right-click → উন্নত বিকল্প দেখুন |
AutoCorrect
সাধারণ টাইপিং ভুল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশোধন করতে File → Options → Proofing → AutoCorrect Options ব্যবহার করুন।
- নিজের কাস্টম এন্ট্রি যোগ করুন (যেমন "teh" → "the")
- অটো ক্যাপিটালাইজেশন নিয়ন্ত্রণ করুন
- বিশেষ চিহ্ন স্বয়ংক্রিয় প্রতিস্থাপন (যেমন (c) → ©)
Thesaurus — প্রতিশব্দ অভিধান
শব্দের সমার্থক বা বিপরীত শব্দ খুঁজতে শব্দ সিলেক্ট করে Shift + F7 চাপুন বা Review → Thesaurus ক্লিক করুন।
Word Count ও অন্যান্য টুল
- Word Count: Review → Word Count — শব্দ, অক্ষর, প্যারাগ্রাফ, লাইন ও পেজ সংখ্যা দেখুন (স্ট্যাটাস বারেও দেখা যায়)
- Translate: Review → Translate — সম্পূর্ণ ডকুমেন্ট, সিলেক্টেড টেক্সট, বা মিনি অনুবাদক ব্যবহার করুন
- Language: Review → Language → Set Proofing Language — বানান পরীক্ষার ভাষা নির্ধারণ করুন
- Spelling & Grammar চেক শর্টকাট: F7
- Thesaurus (প্রতিশব্দ) শর্টকাট: Shift + F7
- লাল রেখা = বানান ভুল, নীল রেখা = ব্যাকরণ ভুল
- AutoCorrect = File → Options → Proofing
২. Comments — মন্তব্য
ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট অংশে মন্তব্য বা প্রতিক্রিয়া যোগ করতে Comments ব্যবহার করুন। এটি মূল টেক্সট পরিবর্তন করে না।
| কাজ | পদ্ধতি | শর্টকাট |
|---|---|---|
| Comment ইনসার্ট | Review → New Comment | Ctrl + Alt + M |
| Reply | কমেন্টের Reply বক্সে টাইপ করুন | — |
| Resolve | কমেন্টের ✓ (Resolve) বাটন ক্লিক করুন | — |
| Delete | কমেন্টে Right-click → Delete Comment | — |
| Navigate | Review → Previous / Next Comment | — |
- @mention: কমেন্টে @নাম টাইপ করে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে ট্যাগ করুন (অনলাইন শেয়ারিং-এ)
- Delete All Comments: Review → Delete (ড্রপডাউন) → Delete All Comments in Document
- Show Comments: Review → Show Comments — কমেন্ট বেলুন দেখান/লুকান
Comment শর্টকাট = Ctrl + Alt + M। M = Margin-এ Message। কমেন্ট মার্জিনে বেলুন আকারে দেখা যায়। মনে রাখুন: কমেন্ট = পর্যবেক্ষকের মতামত, মূল টেক্সট অক্ষত থাকে।
৩. Track Changes — পরিবর্তন ট্র্যাকিং
Track Changes চালু করলে ডকুমেন্টে করা সব পরিবর্তন (যোগ, মোছা, ফর্ম্যাটিং) রেকর্ড হয় এবং দৃশ্যমানভাবে চিহ্নিত হয়। সম্পাদনা প্রক্রিয়ায় এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
Track Changes চালু/বন্ধ করা
- শর্টকাট: Ctrl + Shift + E
- মেনু: Review → Track Changes
- চালু থাকলে স্ট্যাটাস বারে "Track Changes: On" দেখাবে
Markup Options (Display for Review)
| অপশন | বাংলা | বিবরণ |
|---|---|---|
| Simple Markup | সাধারণ মার্কআপ | পরিবর্তিত লাইনের পাশে লাল উলম্ব রেখা — ক্লিক করলে বিস্তারিত দেখায় |
| All Markup | সব মার্কআপ | সব পরিবর্তন বিস্তারিতভাবে দেখায় (যোগ = রঙিন আন্ডারলাইন, মোছা = স্ট্রাইকথ্রু) |
| No Markup | কোনো মার্কআপ নেই | পরিবর্তন গৃহীত হলে যেমন দেখাবে তেমন দেখায় (পরিবর্তন লুকায়, মোছে না) |
| Original | মূল ডকুমেন্ট | কোনো পরিবর্তন ছাড়া মূল ডকুমেন্ট দেখায় |
পরিবর্তন Accept / Reject করা
- Accept: Review → Accept → পরিবর্তন গ্রহণ করুন (Accept This Change / Accept All Changes)
- Reject: Review → Reject → পরিবর্তন প্রত্যাখ্যান করুন (Reject This Change / Reject All Changes)
- Navigate: Review → Previous / Next — পরিবর্তনগুলোর মধ্যে নেভিগেট করুন
- Accept All & Stop Tracking: সব পরিবর্তন গ্রহণ করে Track Changes বন্ধ করুন
- Track Changes চালু/বন্ধ শর্টকাট: Ctrl + Shift + E
- Simple Markup = পাশে লাল রেখা (ডিফল্ট), All Markup = বিস্তারিত পরিবর্তন দেখায়
- No Markup পরিবর্তন লুকায় কিন্তু মোছে না — Accept না করা পর্যন্ত পরিবর্তন রেকর্ডে থাকে
- Track Changes Review ট্যাবে আছে
৪. Compare ও Combine Documents — ডকুমেন্ট তুলনা ও সমন্বয়
Compare (Legal Blackline)
দুটি ডকুমেন্টের মধ্যে পার্থক্য খুঁজে বের করতে Review → Compare → Compare... ব্যবহার করুন।
- Original Document: মূল ডকুমেন্ট নির্বাচন করুন
- Revised Document: পরিবর্তিত ডকুমেন্ট নির্বাচন করুন
- Word একটি তৃতীয় ডকুমেন্ট তৈরি করে যেখানে সব পার্থক্য Track Changes হিসেবে দেখায়
- Legal Blackline: আইনি ডকুমেন্টে চুক্তির পূর্বের ও পরের সংস্করণ তুলনা করতে এই শব্দটি ব্যবহৃত হয়
Combine
একাধিক রিভিউয়ারের পরিবর্তন একটি ডকুমেন্টে সমন্বয় করতে Review → Compare → Combine... ব্যবহার করুন।
- Compare = দুটি ডকুমেন্টের পার্থক্য দেখায়
- Combine = একাধিক রিভিউয়ারের পরিবর্তন একত্রিত করে
Compare = তুলনা করো (পার্থক্য খোঁজো), Combine = মেলাও (একত্র করো)। দুটোতেই Original ও Revised ডকুমেন্ট লাগে। Legal Blackline = আইনি তুলনা (Compare-এর আরেক নাম)।
৫. Restrict Editing — সম্পাদনা সীমাবদ্ধতা
ডকুমেন্টে কে কী পরিবর্তন করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে Review → Restrict Editing ব্যবহার করুন।
| সীমাবদ্ধতা | বিবরণ |
|---|---|
| Formatting Restrictions | নির্দিষ্ট স্টাইল ও ফর্ম্যাটিং-এ সীমাবদ্ধ করুন — অননুমোদিত ফর্ম্যাটিং পরিবর্তন রোধ করে |
| Editing Restrictions | সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করুন — No changes (Read only), Tracked changes, Comments, Filling in forms |
| Start Enforcement | পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষা চালু করুন — পাসওয়ার্ড ছাড়া সীমাবদ্ধতা তোলা যাবে না |
Editing Restrictions অপশন
- No changes (Read only): কোনো পরিবর্তন করা যাবে না — শুধু পড়া যাবে
- Tracked changes: পরিবর্তন করা যাবে কিন্তু সব ট্র্যাক হবে
- Comments: শুধু কমেন্ট যোগ করা যাবে, টেক্সট পরিবর্তন করা যাবে না
- Filling in forms: শুধু ফর্মের ফিল্ডে ডেটা ইনপুট করা যাবে
Mark as Final
File → Info → Protect Document → Mark as Final — ডকুমেন্টকে চূড়ান্ত হিসেবে চিহ্নিত করে। টাইটেল বারে "MARKED AS FINAL" দেখায়। তবে এটি শক্তিশালী সুরক্ষা নয় — ব্যবহারকারী "Edit Anyway" ক্লিক করে এডিট করতে পারবেন।
- Restrict Editing = Review ট্যাবে আছে
- Mark as Final সত্যিকারের সুরক্ষা দেয় না — শুধু একটি সতর্কতা, "Edit Anyway" ক্লিক করে এডিট করা যায়
- Password Protection (Start Enforcement) সত্যিকারের সুরক্ষা প্রদান করে
৬. Sharing ও Co-authoring — শেয়ারিং ও সহ-লেখন
Microsoft Word-এ রিয়েল-টাইমে একাধিক ব্যক্তি একসাথে একটি ডকুমেন্ট সম্পাদনা করতে পারেন। এর জন্য ডকুমেন্টটি OneDrive বা SharePoint-এ সংরক্ষিত থাকতে হবে।
শেয়ার করা
- File → Share বা টাইটেল বারের Share বাটন ক্লিক করুন
- ডকুমেন্ট OneDrive/SharePoint-এ সেভ করুন (যদি না থাকে)
- প্রাপকের ইমেইল টাইপ করুন
- অনুমতি নির্ধারণ করুন: Can Edit (এডিট করতে পারবে) বা Can View (শুধু দেখতে পারবে)
- Send ক্লিক করুন
Co-authoring (সহ-লেখন)
- একাধিক ব্যক্তি একসাথে এডিট করলে প্রতিজনের কার্সর আলাদা রঙে দেখা যায়
- কে কোথায় এডিট করছে তা রিয়েল-টাইমে দেখা যায়
- AutoSave চালু থাকলে পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়
- ডকুমেন্টের উপরে অন্য সম্পাদকদের অবতার (avatar) দেখা যায়
Version History — সংস্করণ ইতিহাস
File → Info → Version History বা টাইটেল বারে ফাইলের নামে ক্লিক করে Version History দেখুন।
- পূর্ববর্তী সংস্করণ দেখুন ও তুলনা করুন
- যেকোনো সংস্করণে ফিরে যেতে Restore ক্লিক করুন
- কে কখন কী পরিবর্তন করেছে তা দেখা যায়
৭. Inspect Document — ডকুমেন্ট পরিদর্শন
ডকুমেন্ট শেয়ার করার আগে ব্যক্তিগত বা সংবেদনশীল তথ্য মুছে ফেলতে Document Inspector ব্যবহার করুন।
File → Info → Check for Issues → Inspect Document
| পরিদর্শন আইটেম | যা খোঁজে |
|---|---|
| Comments, Revisions, Versions, Annotations | কমেন্ট, Track Changes, সংস্করণ |
| Document Properties and Personal Information | লেখকের নাম, কোম্পানি, ফাইল পাথ |
| Hidden Text | লুকানো টেক্সট |
| Invisible Content | অদৃশ্য অবজেক্ট |
| Headers, Footers, Watermarks | হেডার, ফুটার, ওয়াটারমার্কের তথ্য |
- F7: Spelling & Grammar Check
- Shift+F7: Thesaurus (প্রতিশব্দ)
- Ctrl+Alt+M: Comment ইনসার্ট
- Ctrl+Shift+E: Track Changes চালু/বন্ধ
- Markup: Simple / All / No / Original
- Compare: দুটি ডকুমেন্ট তুলনা (Legal Blackline)
- Combine: একাধিক রিভিউয়ারের পরিবর্তন একত্রিত
- Restrict Editing: ফর্ম্যাটিং/এডিটিং সীমাবদ্ধ + পাসওয়ার্ড সুরক্ষা
- Mark as Final: চূড়ান্ত চিহ্ন (সত্যিকার সুরক্ষা নয়)
- Co-authoring: OneDrive/SharePoint-এ রিয়েল-টাইম সহ-সম্পাদনা
- Document Inspector: ব্যক্তিগত তথ্য মুছে ফেলুন শেয়ারের আগে